EORI nummer

Handelt u met landen buiten de EU? Dan kent u vast de frustratie van douaneformaliteiten.

Voor veel ondernemers vormen deze douanevereisten een complex doolhof van regels en procedures. Een cruciaal element hierbij is het EORI-nummer, dit is niet hetzelfde als een kvk nummer. EORI is een unieke identificatiecode die verplicht is voor alle bedrijven die handelen met landen buiten de Europese Unie.

Of u nu start met internationale handel of al jaren zaken doet, een EORI-nummer is essentieel voor uw bedrijfsactiviteiten. Het aanvragen ervan lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste aanpak is het een overzichtelijk proces.

In deze stapsgewijze handleiding leggen we precies uit hoe u een EORI-nummer aanvraagt, welke documenten u nodig hebt en waar u op moet letten tijdens het aanvraagproces. Laten we beginnen!

Wat is een EORI-nummer?

Waarom hebt u een EORI-nummer nodig? Een EORI-nummer is veel meer dan alleen maar een identificatiecode. Het is een essentieel element in het Europese handelssysteem dat staat voor Economic Operators Registration and Identification.

Definitie en betekenis van EORI

Het EORI-nummer functioneert als een uniek identificatienummer waarmee de douane uw bedrijf kan herkennen bij alle handelstransacties binnen de EU. Dit nummer wordt toegekend door de lidstaat waar uw bedrijf gevestigd is en wordt centraal geregistreerd in de EORI-database van de Europese Unie.

Wanneer is een EORI-nummer verplicht

U hebt een EORI-nummer nodig in de volgende situaties:

  • Bij het doen van douaneaangiftes
  • Wanneer u een douanevergunning aanvraagt
  • Als u goederen laat importeren of exporteren door een tussenpersoon

Belangrijk om te weten: het EORI-nummer wordt alleen gekoppeld aan uw hoofdvestiging. Eventuele filialen gebruiken hetzelfde nummer als de hoofdvestiging.

Voordelen van een EORI-nummer

Met een EORI-nummer profiteert u van verschillende voordelen die uw internationale handelsactiviteiten vergemakkelijken:

  • Efficiëntere gegevensuitwisseling: het zorgt voor snellere communicatie tussen douaneautoriteiten in verschillende EU-landen.
  • Vereenvoudigde procedures: het versnelt douaneprocessen en vereenvoudigt de afhandeling van uw internationale zendingen.
  • Centrale registratie: uw gegevens zijn beschikbaar voor alle relevante douaneautoriteiten binnen de EU, wat dubbele registratie voorkomt.

Het is belangrijk om te weten dat het EORI-nummer verschilt van uw btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. Elk van deze nummers heeft zijn eigen specifieke doel in uw bedrijfsvoering, waarbij het EORI-nummer specifiek is bedoeld voor douanezaken.

Voorbereidingen voor de EORI-aanvraag

Voordat u start met uw EORI-aanvraag, is een goede voorbereiding essentieel. Een zorgvuldige aanpak zorgt voor een soepel verloop van het aanvraagproces.

Benodigde documenten verzamelen

Voor een succesvolle EORI-aanvraag hebt u de volgende documenten nodig:

    • Volledige bedrijfsnaam en adresgegevens
    • BTW-nummer of BSN (afhankelijk van uw bedrijfsvorm)
    • Btw-identificatienummer
    • Actueel KvK-uittreksel

Controleren van uw bedrijfsgegevens

Voordat u de aanvraag start, is het cruciaal om uw bedrijfsgegevens te verifiëren. Let hierbij vooral op:

  • Rechtsvorm verificatie: controleer of uw bedrijf een geldige rechtsvorm heeft
  • Vestigingslocatie: bepaal of uw hoofdvestiging binnen of buiten de EU ligt
  • Filiaalstructuur: houd er rekening mee dat filialen geen eigen EORI-nummer krijgen, maar het nummer van de hoofdvestiging gebruiken

Bepalen van uw aanvraagmethode

Er zijn verschillende manieren om een EORI-nummer te verkrijgen. Uw aanvraagmethode hangt af van uw specifieke situatie:

Zelf samenstellen is mogelijk als:

  • Uw bedrijf een BTW-nummer heeft
  • Uzelf aangifte doet in Nederland

Aanvragen bij de Douane is verplicht wanneer:

  • U een eenmanszaak hebt
  • Iemand anders aangifte voor u doet
  • U ook in het buitenland aangifte doet

Belangrijk: als uw bedrijf buiten de EU is gevestigd, moet u altijd een specifiek aanvraagformulier gebruiken dat beschikbaar is via de Belastingdienst. Het is essentieel om te weten dat u voor het EORI-nummer niets hoeft te betalen.

Na het verkrijgen van uw EORI-nummer kunt u controleren of het geldig is via de EU-databank. Houd er rekening mee dat het maximaal 24 uur kan duren voordat uw nummer in het systeem verschijnt. Deze validatie is belangrijk om zeker te weten dat u nummer correct is geregistreerd en gebruikt kan worden voor internationale handelstransacties.

EORI-nummer aanvragen

Het aanvragen van uw EORI-nummer is een gestroomlijnd proces dat u op verschillende manieren kunt aanpakken. Laten we de specifieke stappen doornemen die u moet volgen voor een succesvolle aanvraag.

Online aanvraagproces bij de Douane

Het online aanvraagproces is de meest directe manier om uw EORI-nummer te verkrijgen. U kunt kiezen uit twee hoofdmethoden:

  • Zelf samenstellen: als u een btw-geregistreerd bedrijf bent en zelf aangifte doet, kunt u EORI-nummer direct samenstellen door:
  • ‘NL’ vooraan te plaatsen
  • Uw BTW-nummer of BSN toe te voegen
  • Eventueel nullen toe te voegen tot u 9 cijfers hebt
  • Aanvragen via de Douane: dit is verplicht als iemand anders uw aangifte doet of als u buiten de EU gevestigd bent.

Invullen van het aanvraagformulier

Voor het invullen van het aanvraagformulier is het belangrijk om de volgende richtlijnen te volgen:

  • Gebruik Adobe Reader 9.0 of hoger
  • Vul het formulier digitaal in, niet handmatig
  • Zorg dat alle bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld
  • Let op, een fiscale eenheid mag geen EORI-nummer aanvragen, wel de onderliggende entiteiten

Verificatie en bevestiging

Na het indienen van uw aanvraag volgt een efficiënt verificatieproces:

  • U ontvangt binnen 3 werkdagen een e-mailbevestiging
  • De officiële toekenningsbrief volgt binnen een week
  • Na toekenning kunt u uw nummer controleren in de EORI-databank van de EU
  • Belangrijk: het kan tot 24 uur duren voordat u nummer zichtbaar is in de EU-database

Het hele proces is kosteloos. U betaalt niets voor het aanvragen of ontvangen van het EORI-nummer. Na ontvangst kunt u het nummer direct gebruiken voor veel douaneactiviteiten. De Douane controleert en registreert het nummer automatisch bij het eerste gebruik.

Speciale situaties: voor bedrijven met een hoofdvestiging buiten de EU is een speciaal aanvraagformulier beschikbaar via de Belastingdienst. Ook is het belangrijk om te weten dat filialen geen eigen EORI-nummer krijgen, maar het nummer van de hoofdvestiging gebruiken.

EORI-nummer zelf samenstellen

Voor veel ondernemers biedt het zelf samenstellen van een EORI-nummer een snelle en efficiënte oplossing. Laten we bekijken hoe je dit kunt aanpakken.

Wanneer mag uzelf samenstellen

U komt in aanmerking voor het zelf samenstellen van een EORI-nummer onder de volgende voorwaarden:

  • Uw bedrijf heeft een BTW-nummer
  • U doet zelf douaneaangifte in Nederland
  • U bent btw-geregistreerd in Nederland

Belangrijk: als u een eenmanszaak hebt of als iemand anders aangifte voor u doet, moet u het nummer altijd aanvragen bij de Douane.

Methode voor samenstelling

Het samenstellen van uw EORI-nummer volgt een eenvoudig proces:

  • Begin met de landcode ‘NL’
  • Voeg uw BTW-nummer toe
  • Vul het nummer aan met nullen tot u 9 cijfers hebt (als uw BTW korter is)

Voorbeeld: als u BTW-nummer: 123456 is, wordt uw EORI-nummer: NL000123456.

U kunt het samengestelde nummer direct gebruiken zonder het eerst aan de Douane door te geven. De Douane controleert en registreert het nummer automatisch bij het eerste gebruik in uw aangifte of vergunningsaanvraag.

Validatie van uw samengestelde nummer

Na het samenstellen is het belangrijk om uw EORI-nummer te valideren:

  • Gebruik de officiële EU-databank om uw nummer te controleren
  • Wacht maximaal 24 uur na samenstelling voordat u de controle uitvoert
  • De validatie bevestigt dat uw nummer correct is en gebruikt kan worden

Sinds 30 september 2022 zijn EORI-nummers op basis van BSN niet meer geldig. Als u voorheen een EORI-nummer had gebaseerd op uw BSN, moet u nu het nieuwe nummer gebruiken dat u van de Douane hebt ontvangen.

De validatie in de EU-databank geeft u de zekerheid dat uw nummer correct is samengesteld en erkend wordt door alle douaneautoriteiten binnen de EU. Dit is vooral belangrijk omdat het EORI-nummer wordt gebruikt voor alle douanegerelateerde activiteiten en communicatie met douaneautoriteiten.

Na ontvangst van uw EORI-nummer

Nu u EORI-nummer is toegekend, is het essentieel om te weten hoe u het effectief kunt gebruiken en beheren. Een goed begrip van de toepassingen en vereisten zorgt voor soepele internationale handelstransacties.

Waar gebruik u het nummer

Uw EORI-nummer is cruciaal bij verschillende douaneprocessen. Het wordt gebruikt bij:

  • Douaneaangiftes voor import en export
  • Aanvragen van douanevergunningen
  • Communicatie met douane-expediteurs
  • Verzending van pakketten naar niet-EU-landen
  • Identificatie bij douanecontroles

Belangrijk: bij het verzenden naar het Verenigd Koninkrijk moet u zowel uw Europese als Britse EORI-nummer vermelden.

Bewaren en delen van uw EORI-nummer

Uw EORI-nummer moet zorgvuldig worden bewaard en gedeeld. Hier zijn de belangrijkste aandachtspunten:

  • Documentatie: bewaar uw toekenningsbrief van de Douane op een veilige plaats
  • Toegankelijkheid: zorg dat relevante medewerkers toegang hebben tot het nummer
  • Delen met partners: deel uw nummer met:
  • Douane-expediteurs
  • Logistieke dienstverleners
  • Verzendplatforms (DHL, UPS, FedEx, enzovoorts)

Als u met een douane-expediteur werkt, moet u uw EORI-nummer vooraf delen zodat zij douaneaangiftes kunnen verzorgen. Bij verzendplatforms kunt u het nummer meestal eenvoudig toevoegen aan uw afzendersprofiel, waarna het automatisch wordt opgenomen in douaneformulieren.

Updaten van bedrijfsgegevens

Het up-to-date houden van uw EORI-gegevens is essentieel voor een soepel handelsproces:

Organisatiegegevens wijzigen:

  • Controleer regelmatig uw bedrijfsgegevens
  • Update wijzigingen direct in relevante systemen
  • Informeer betrokken partijen over veranderingen

Belangrijke aandachtspunten:

  • U kunt toestemming geven voor het tonen van uw NAW-gegevens in de EORI-database van de Europese Commissie
  • Eenmanszaken kunnen geen toestemming geven voor publicatie in de database
  • Filialen gebruiken het EORI-nummer van de hoofdvestiging

Voor het wijzigen van gegevens in verzendplatforms:

  • Log in op uw account
  • Navigeer naar de instellingen
  • Selecteer ‘Organisatieconfiguratie’
  • Voer de wijzigingen door
  • Sla de aanpassingen op

Als u een eenmanszaak hebt, is het extra belangrijk om uw gegevens actueel te houden, aangezien er specifieke regels gelden voor deze bedrijfsvorm. Sinds 2022 gebruiken eenmanszaken een nieuw type EORI-nummer dat niet meer gebaseerd is op het BSN.

Uw EORI-nummer is geldig in alle EU-lidstaten, maar het is belangrijk om te weten dat u voor bepaalde landen, zoals het Verenigd Koninkrijk, aanvullende identificatienummers nodig kunt hebben. Houd hier rekening mee bij internationale handelsactiviteiten.

EORI-nummer

Een EORI-nummer vormt de basis voor uw internationale handelstransacties buiten de EU. De aanvraag lijkt misschien ingewikkeld, maar met de juiste voorbereiding en documenten regelt u dit eenvoudig en kosteloos.

Zorg dat uw bedrijfsgegevens altijd up-to-date zijn en bewaar uw EORI-nummer op een veilige plaats. Deel het nummer alleen met betrouwbare partners zoals douane-expediteurs en logistieke dienstverleners die het nodig hebben voor uw zendingen.

Het belangrijkste is om te onthouden dat uw EORI-nummer geldig is in alle EU-lidstaten en essentieel is voor al uw douaneactiviteiten. Met een correct aangevraagd en beheerd EORI-nummer kunt u zorgeloos internationaal zakendoen en voldoet u aan alle douanevereisten.