KvK uittreksel

Een KvK uittreksel is een essentieel document dat u als ondernemer regelmatig nodig hebt. Download online KvK uittreksel in PDF formaat en sla deze op uw computer en mail deze ook uzelf. Op deze manier hebt u het altijd bij de hand. Wel zo makkelijk! Het document is nodig voor bijvoorbeeld een lening aan te vragen, contract af te sluiten of om zaken te doen met groothandels en nieuwe partners.

Zie een voorbeeld van een digitaal gewaarmerkte uittreksel in PDF-formaat.

Het aanvragen van een KvK uittreksel lijkt misschien ingewikkeld. Welke KvK uittreksel aanvragen? Wij leggen de verschillende soorten uittreksels graag uit.

Verschillende types KvK uittreksels

Bij het aanvragen van een KvK uittreksel is het belangrijk om te weten welk type u precies nodig hebt. Er zijn verschillende varianten beschikbaar, elk met hun eigen toepassingen en geldigheid.

Gewaarmerkt of niet-gewaarmerkt uittreksel

Een gewaarmerkt uittreksel is een officieel bewijs van inschrijving in het Handelsregister. Dit type biedt zekerheid over de tekenbevoegdheid bij uw zakenpartner en bevat informatie over de rechtspersoon, onderneming en vestigingen. Het niet-gewaarmerkte uittreksel is alleen geschikt voor eigen gebruik en kan niet worden gebruikt als officieel document.

Digitale en papieren varianten

De KvK biedt drie hoofdvarianten aan:

  • Online inzien (niet-gewaarmerkt): direct op uw scherm beschikbaar, alleen voor eigen gebruik
  • Digitaal gewaarmerkt: een PDF-bestand met een gekwalificeerd elektronisch zegel
  • Papier gewaarmerkt: gedrukt op speciaal papier en per post verzonden

Een belangrijk detail: een geprint digitaal gewaarmerkt uittreksel verliest zijn rechtsgeldigheid. Het waarmerk blijft alleen geldig bij digitaal doorsturen.

Engelstalige uittreksels

Voor internationale zakelijke relaties kunt u een Engelstalig uittreksel aanvragen. Deze versie is grotendeels gelijk aan het Nederlandse uittreksel, maar er zijn enkele belangrijke beperkingen. Niet alle gegevens worden vertaald.

  • De bedrijfsomschrijving (SBI)
  • Uitgebreide beschrijvingen van volmachtbeperkingen
  • Bepaalde functietitels van functionarissen

Let op: niet alle instanties accepteren een Engelstalig uittreksel. Soms wordt gevraagd om het Nederlandse uittreksel erbij te leveren of om een extra legalisatie door een notaris of ambassade. Het is daarom verstandig om vooraf bij de ontvangende partij te informeren welk type uittreksel zij accepteren.

KvK uittreksel aanvragen

Het aanvragen van een KvK uittreksel is tegenwoordig een gestroomlijnd proces dat u op verschillende manieren kunt uitvoeren. Laten we stap voor stap door de verschillende aanvraagmethoden gaan.

Online aanvragen op de KvK website

De meest gebruikte methode is via de KvK website. Volg deze stappen voor een soepele aanvraag:

  1. Ga naar de KvK website
  2. Zoek het bedrijf op via naam of KvK-nummer
  3. Selecteer het gewenste bedrijf
  4. Kies het type uittreksel dat u nodig hebt
  5. Selecteer uw betaalmethode (iDEAL of creditcard)

Belangrijk: bij directe betaling met iDEAL of creditcard is uw bestelling anoniem en ontvangt u geen aparte factuur. Gebruik in dat geval uw bankafschrift als betalingsbewijs.

Aanvraag via KvK app

De KvK app biedt een handige alternatieve methode.

  • U kunt tot dertig uittreksels per jaar gratis bekijken
  • Perfect voor het controleren van bedrijfsgegevens
  • U kunt de actuele gegevens direct inzien
  • Let op: screenshots van de app zijn niet geschikt voor officieel gebruik

Benodigde gegevens voor aanvraag

Voor een succesvolle aanvraag hebt u de volgende informatie nodig.

  • Bedrijfsnaam of KvK-nummer van de onderneming
  • Uw eigen contactgegevens voor digitale toezending
  • Betaalgegevens
  • Eventueel een referentie als u met een KvK-account bestelt

Verwerkingstijden

  • Digitaal gewaarmerkt uittreksel: binnen 10 minuten per e-mail
  • Papieren gewaarmerkt uittreksel: verzending dezelfde werkdag bij bestelling vóór 15:00 uur

Voor specifieke aanvragen, zoals een Engelstalig uittreksel, selecteert u tijdens het bestelproces de gewenste taal. Wil u een referentie bij uw bestelling plaatsen? Log dan in met uw KvK-toegangscode. Voor UBO-uittreksels moet u inloggen via DigiD in Mijn KVK.

Pro tip: controleer altijd vooraf bij de ontvangende partij welk type uittreksel zij accepteren. Niet alle instanties accepteren bijvoorbeeld een digitaal gewaarmerkt exemplaar.

Kosten en bespaartips

De kosten van een KvK uittreksel kunnen behoorlijk oplopen als u niet slim te werk gaat. Laten we eens kijken naar de verschillende opties en hoe u slim kunt besparen.

Actuele tarieven voor verschillende uittreksels

De KvK hanteert verschillende tarieven, afhankelijk van het type uittreksel dat u nodig hebt.

  • Online inzien (niet-gewaarmerkt): €2,60
  • Digitaal gewaarmerkt: €9,00
  • Papieren gewaarmerkt: €18,05
  • Engelstalig uittreksel (digitaal): €9,00
  • Engelstalig uittreksel (papier): €18,05

Gratis uittreksels voor ondernemers

Goed nieuws voor ondernemers: er zijn verschillende mogelijkheden om kosteloos uittreksels in te zien.

  • Via KVK Bedrijvencheck kun u als ingeschreven organisatie 30 keer per kalenderjaar gratis registergegevens bekijken
  • Ook als particulier kunt u tot 25 keer per jaar gratis Handelsregister gegevens opvragen via een speciaal formulier


Slim omgaan met je jaarlijkse gratis exemplaren
Om optimaal gebruik te maken van de beschikbare mogelijkheden, zijn er enkele slimme strategieën:

Bespaartips voor uittreksels

  1. Gebruik de KVK Bedrijvencheck app voor snelle inzage
  2. Kies voor een ‘Inzien uittreksel’ wanneer een gewaarmerkt exemplaar niet noodzakelijk is
  3. Sla digitale uittreksels op als PDF via de ‘afdrukken naar PDF’ functie voor latere raadpleging

Belangrijke overwegingen

  • Controleer vooraf of de ontvangende partij een gewaarmerkt exemplaar vereist
  • Bewaar digitale uittreksels zorgvuldig om onnodige nieuwe aanvragen te voorkomen
  • Maak gebruik van de gratis inzagemogelijkheden voordat u overgaat tot betaalde varianten

Een handige tip voor ondernemers: de kosten voor KvK uittreksels zijn fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten bij uw belastingaangifte. Dit geldt ook voor de eenmalige inschrijfkosten bij de KvK.

Voor regelmatige gebruikers is het slim om een KVK-account aan te maken. Hiermee kunt u niet alleen uw aanvragen beter beheren, maar ook referenties toevoegen aan uw bestellingen voor een betere administratie.

Let op: vermijd het gebruik van externe partijen voor het aanvragen van uittreksels. Zij rekenen vaak tot drie keer meer dan de standaard KvK-tarieven. Ga altijd direct naar de officiële KvK-website voor de beste tarieven.

Digitaal beheer van uittreksels

Het effectief beheren van uw digitale KvK uittreksels is minstens zo belangrijk als het aanvragen ervan. Een goede beheerstrategie zorgt ervoor dat u documenten altijd beschikbaar en geldig zijn wanneer u ze nodig hebt.

PDF opslag en beveiliging

Een digitaal gewaarmerkt uittreksel wordt geleverd als PDF-document met een gekwalificeerd elektronisch zegel (QSEAL). Dit zegel bewijst dat het document authentiek is en door de KvK is afgegeven. Voor maximale beveiliging van uw digitale uittreksels.

  • Sla het document op in een beveiligde mapstructuur met wachtwoord
  • Gebruik versleuteling voor gevoelige bedrijfsdocumenten
  • Bewaar het originele PDF-bestand; printen maakt het waarmerk ongeldig
  • Stuur het document altijd digitaal door voor behoud van rechtsgeldigheid

Geldigheid en vernieuwing

De digitale ondertekening van KvK uittreksels heeft een onbeperkte geldigheidsduur. Echter, de informatie in het uittreksel zelf weerspiegelt alleen de situatie op het moment van aanvraag. In de praktijk hanteren veel organisaties daarom deze richtlijnen.

  • Vraag een nieuw uittreksel aan bij belangrijke wijzigingen in uw bedrijfsgegevens
  • Houd rekening met dat veel partijen een uittreksel eisen dat niet ouder is dan één maand
  • Het gekwalificeerde zegel blijft technisch gezien onbeperkt geldig

Voor optimale bescherming van uw digitale uittreksels is een gedegen back-upstrategie essentieel.

Back-up documenten

  1. Maak minimaal drie kopieën van uw belangrijke documenten
  2. Bewaar deze op twee verschillende opslagmedia
  3. Zorg dat één kopie op een andere fysieke locatie staat

Veiligheidsmaatregelen

  • Test regelmatig of uw back-ups toegankelijk zijn
  • Gebruik versleuteling voor gevoelige bedrijfsdocumenten
  • Koppel fysieke back-upapparaten niet permanent aan uw netwerk

Hoewel cloudopslag handig is voor dagelijks gebruik, is het verstandig om niet volledig hierop te vertrouwen. Een cloudprovider kan bijvoorbeeld failliet gaan of getroffen worden door een cyberaanval. Zorg daarom altijd voor een lokale back-up van uw belangrijke bedrijfsdocumenten.

Veelgemaakte fouten vermijden

Om problemen te voorkomen bij het gebruik van uw KvK uittreksel, is het cruciaal om alert te zijn op veelvoorkomende valkuilen. Laten we de belangrijkste aandachtspunten bespreken die u kunt behoeden voor onnodige vertragingen en kosten.

Verkeerde type uittreksel kiezen

Een van de meest voorkomende fouten is het kiezen van een verkeerd type uittreksel. Hier zijn de belangrijkste aandachtspunten.

  • Niet-gewaarmerkt vs. gewaarmerkt: een niet-gewaarmerkt uittreksel is ongeschikt voor officieel gebruik
  • Digitaal vs. papier: een geprinte versie van een digitaal gewaarmerkt uittreksel verliest zijn rechtsgeldigheid
  • Taalversie: Engelstalige uittreksels worden niet altijd geaccepteerd en vereisen soms extra legalisatie
  • Verificatie behoefte: sommige instanties eisen specifiek een papieren gewaarmerkt exemplaar
  • Gebruiksdoel: voor intern gebruik volstaat vaak een eenvoudig uittreksel

Timing van aanvraag

De timing van uw aanvraag is cruciaal voor de geldigheid van uw uittreksel. Houd rekening met deze belangrijke termijnen:

  1. Maximale ouderdom: de meeste instanties accepteren geen uittreksels ouder dan 6 maanden
  2. Verwerkingstijd: bij papieren uittreksels moet u rekening houden met verwerkings- en verzendtijd
  3. Geldigheidsperiode: veel organisaties hanteren een maximale geldigheid van 1 maand voor bepaalde doeleinden

Zet een herinnering in uw agenda voor het vernieuwen van uw uittreksel, vooral als u regelmatig deelneemt aan aanbestedingen of belangrijke zakelijke transacties.

Verificatie van gegevens

Het is essentieel om de juistheid van uw gegevens regelmatig te controleren. Onjuiste informatie kan verstrekkende gevolgen hebben.

  • Klanten en leveranciers kunnen afhaken vanwege verminderd vertrouwen
  • Getekende contracten kunnen ongeldig blijken te zijn
  • U kunt subsidies mislopen door onjuiste gegevens

Belangrijke veiligheidsmaatregelen: wees alert op phishing pogingen bij het aanvragen van uw uittreksel. Criminelen versturen regelmatig valse e-mails die lijken te komen van de KvK. Let daarom op:

  1. Controleer altijd de afzender van e-mails zorgvuldig
  2. Klik nooit op verdachte links in e-mails
  3. Vul uw gegevens alleen in op de officiële KvK website
  4. Bij twijfel, neem direct contact op met de KvK

Waarschuwing: als u per ongeluk gegevens hebt ingevuld op een valse website, neem dan onmiddellijk contact op met uw bank en wijzig uw DigiD wachtwoord.

Door deze richtlijnen te volgen en alert te blijven op mogelijke valkuilen, voorkom de meest voorkomende problemen bij het aanvragen en gebruiken van de KvK uittreksel. Het is beter om vooraf zorgvuldig te werk te gaan, dan achteraf problemen te moeten oplossen die hadden kunnen worden voorkomen.

Online KvK uittreksel aanvragen

Een KvK uittreksel aanvragen kan eenvoudig door eerst het KvK nummer op te zoeken en vervolgens een keuze te maken voor het soort document.

Slim omgaan met uw uittreksels bespaart tijd en geld. Maak gebruik van de gratis inzagemogelijkheden via de KvK app, kies het juiste type uittreksel voor uw specifieke situatie, en zorg voor een gedegen back-upstrategie. Controleer regelmatig of uw bedrijfsgegevens nog actueel zijn en vraag tijdig een nieuw uittreksel aan wanneer dat nodig is. Vaak wordt het personeelsbestand vergeten. Wanneer u minder of juist meer personeel krijgt geef dit dan door. Het aantal personeelsleden komt namelijk ook aangegeven op de uittreksel.

Neem geen risico met uw bedrijfsdocumenten. Kies altijd voor de officiële KvK-kanalen en wees alert op mogelijke oplichting. Met de juiste voorbereiding en kennis kunt u snel en efficiënt het benodigde uittreksel regelen, precies wanneer u het nodig hebt.